Thời đại công nghệ 4.0, khi mà tốc độ thị trường tăng trưởng theo cấp số nhân, thì việc thay đổi và cải tiến cách quản lý khách hàng là vấn đề cấp thiết mà mỗi doanh nghiệp cần làm, nếu không muốn tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Ngày nay, mẫu excel quản lý khách hàng được ứng dụng khá rộng rãi trong các doanh nghiệp. Việc sử dụng file excel để quản lý khách hàng giúp các hoạt động quản lý trở nên dễ dàng hơn. Hãy cùng đi sâu tìm hiểu về những tính năng của excel trong công việc quản lý khách hàng qua bài viết sau nhé.
Mẫu excel quản lý khách hàng có gì đặc biệt? Cùng khám phá nhé
I. Hướng dẫn tạo file quản lý khách hàng bằng Excel đơn giản – hiệu quả
Để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm thông tin và quản lý khách hàng hiệu quả hơn, thì một mẫu excel quản lý khách hàng cần có những thông tin cơ bản sau:
- Họ và tên của khách hàng.
- Mã khách hàng.
- Nhóm khách hàng.
- Ngày tháng năm sinh của khách hàng.
- Số điện thoại liên hệ.
- Địa chỉ liên hệ.
- Địa chỉ email.
- Lịch sử giao dịch.
Cách tạo file excel quản lý khách hàng khá đơn giản, chỉ cần có kỹ năng về excel là có thể tạo được một biểu mẫu quản lý khách hàng hoàn chỉnh và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số bước cơ bản để tạo mẫu excel quản lý khách hàng:
- Bước 1: Mở file excel và sao lưu file vào máy, để hạn chế việc mất thông tin do một số sự cố như mất điện, máy tính hỏng.
- Bước 2: Chọn Insert sau đó chọn Table, để tạo bảng excel. Phân bổ số hàng, số cột dựa theo số lượng thông tin lưu trữ.
- Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin của khách hàng vào từng ô, cột tương ứng. Nên bôi màu và dùng cỡ chữ lớn hơn cho phần phân loại như: Họ tên, địa chỉ,… Để dễ quan sát và trông chuyên nghiệp hơn.
- Bước 4: Đối với bảng tính cần tính toán số liệu, bạn có thể chọn một ô bất kỳ và nhập hàm tính. Chọn ô cần tính sau đó nhấn enter để có kết quả.
Các bước để tạo mẫu excel quản lý khách hàng
II. Biểu mẫu quản lý khách hàng bằng excel
Dưới đây là một số biểu mẫu quản lý khách hàng bằng excel. Tùy vào từng tính chất công việc, cũng như cách quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể thay đổi một số thông tin cho phù hợp.
Biểu mẫu excel quản lý khách hàng
III. Ưu nhược điểm khi quản lý khách hàng bằng excel
So với phương pháp quản lý khách hàng bằng ghi chép sổ sách truyền thống, thì việc quản lý khách hàng bằng excel giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như công sức. Hãy cùng tìm hiểu những ưu nhược điểm của việc quản lý khách hàng bằng excel để biết được đây là có phải công cụ quản lý khách hàng tối ưu hóa nhất hiện nay không nhé.
1. Ưu điểm nổi bật khi quản lý khách hàng bằng excel
Khi nhập thông tin khách hàng lên excel, dữ liệu của khách hàng sẽ được lưu trữ tập trung tại một sheet và được phân loại theo từng nhóm thông tin khách hàng như: Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ liên hệ,… Việc này sẽ giúp doanh nghiệp, người bán hàng nhập thông tin một cách nhanh chóng, tối ưu hóa được thời gian tính toán và tổng hợp. Hạn chế được tình trạng sai sót, bỏ lỡ khách hàng tiềm năng.
Sở dĩ file excel được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong công việc kinh doanh là tiết kiệm được một phần chi phí, do excel là công cụ miễn phí và đặc biệt là có thể làm trên các loại thiết bị điện tử thông minh như laptop, điện thoại. Có thể làm việc mọi lúc mọi nơi, không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Mặt khác các thuật toán trong excel có tính năng phân loại khách hàng theo từng nhóm, giúp việc quản lý khách hàng trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn.
2. Những nhược điểm khi quản lý khách hàng bằng excel
Dù có nhiều lợi ích vượt trội, nhưng file excel vẫn còn một số hạn chế nhất định khi quản lý khách hàng trên công cụ này. Cụ thể như.
Dễ thất thoát dữ liệu
Không đảm bảo vấn đề bảo mật là nhược điểm chí mạng của file excel khi quản lý khách hàng. Bởi người khác có thể dễ dàng đọc được những thông tin khách hàng khi mở máy tính. Bên cạnh đó, do không có tính năng tự động sao lưu, nên trường hợp máy tính hỏng hay bản thân file excel bị lỗi sẽ khiến toàn bộ dữ liệu bị mất, không khôi phục được. Điều này sẽ làm mất toàn bộ thông tin khách hàng, những số liệu kiểm toán, khó tránh khỏi những thất thoát.
Sử dụng file Excel có thể dẫn đến trường hợp bị mất dữ liệu
Khó sử dụng
File excel có chứa nhiều hàm tính phức tạp, nếu không có kiến thức về hàm tính cũng như thông thạo về excel thì rất khó để nhập liệu chính xác. Bởi chỉ cần sai một dấu phẩy cũng làm bảng tính bị sai toàn bộ, khiến công việc kinh doanh gặp các vấn đề khó khăn.
Hạn chế các tính năng quản lý
Hạn chế khi sử dụng file excel để quản lý khách hàng đó là dữ liệu khách hàng không được đồng bộ, không được tự động cập nhật đến các phòng ban. Các bộ phận liên quan cần kết nối với Drive mới có thể làm việc được.
Dung lượng lưu trữ thông tin hạn chế, khi dữ liệu trong file excel càng nhiều, thì tốc độ xử lý thông tin càng chậm. Ảnh hưởng đến tiến trình theo dõi và giảm hiệu suất làm việc.
Là công cụ miễn phí nên excel có những hạn chế về giao diện, chỉ dùng để thống kê và tính toán. Không có đầy đủ các tính năng như quản lý quan hệ khách hàng, chăm sóc khách hàng,…
Những hạn chế khi quản lý thông tin khách hàng bằng excel
IV. Phần mềm quản lý khách hàng bằng excel misa amis khắc phục các nhược điểm của excel
Việc quản lý khách hàng bằng file excel giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu tư, nhưng đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng khách hàng nhiều thì rất khó để đảm bảo được sự hiệu quả và tính chính xác cao. Vì thế, việc sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng chuyên nghiệp được các doanh nghiệp lớn lựa chọn để tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu khách hàng.
Trong đó phần mềm MISA AMIS là một trong những phần mềm được đánh giá cao về sự chuyên nghiệp, tích hợp nhiều tính năng hữu ích, có thể khắc phục được tối đa các nhược điểm của excel. Cụ thể:
- MISA AMIS có tính năng lưu trữ tập trung nhờ ứng dụng điện toán đám mây, liên tục sao lưu, nên không lo thất thoát dữ liệu.
- Tự động đồng bộ hóa dữ liệu đến các phòng ban, nên dễ kế thừa, không sợ sale nghỉ việc khó bàn giao, mất cơ hội.
- Liên tục cập nhật, nắm rõ thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, phản hồi của khách, có khả năng phân tích tâm lý mua hàng thông qua lịch sử tương tác. Từ đó, giúp doanh nghiệp thấu hiểu khách hàng, không bỏ lỡ cơ hội tiềm năng.
- Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
- Xuất báo cáo tự động, nắm được thông tin khách hàng đầy đủ, linh hoạt tùy chỉnh thay vì 1 bản danh sách dùng chung trên Excel.
MISA AMIS khắc phục được toàn bộ những hạn chế của excel
V. Tổng kết
Hy vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp doanh nghiệp, người bán hàng nắm được các bước cơ bản khi tạo mẫu excel quản lý khách hàng. Cũng thông qua bài viết trên, mong rằng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ được những lợi thế cũng như những hạn chế nhất định khi sử dụng file excel trong việc quản lý khách hàng. Từ đó, có thể tìm ra được những phương pháp quản lý chuyên nghiệp hơn cho doanh nghiệp của mình.
